Nelle organizzazioni complesse il BPI si sviluppa,
in generale, in cinque fasi:
1. Organizzazione per il miglioramento
Durante questa prima fase il top management
apprende la metodologia BPI, seleziona i processi
critici, e nomina i process owner per ciascun
processo selezionato. I process owners organizzano
i gruppi di lavoro per il miglioramento del
processo (Process Improvement Team - PIT) che
stabilisce i vincoli, sceglie i metodi di misura,
identifica gli obiettivi di miglioramento e
sviluppa il piano di progetto (project plan).
2. Comprensione del processo
Durante questa fase il gruppo di lavoro (PIT)
produce la mappa del processo attuale, analizza
il rispetto delle procedure esistenti, raccoglie
tutte le informazioni disponibili (costo, tempi,
ecc.) ed allinea le attività correnti
alle procedure. Lo scopo di questa fase è
quello di raggiungere la conoscenza dettagliata
del processo.
3. "Fluidificazione" del processo
Si tratta in questa fase di rendere il processo
realmente fluido, vale a dire senza ostacoli
durante il suo corso di azione. Non si tratta
solo di semplificare ma di rimuovere tutte le
attività che non aggiungano valore. E'
in questa fase del BPI che la creatività
e la competenza del gruppo di progetto viene
effettivamente messa alla prova.
4. Implementazione, misure e controllo
Il processo (migliorato) viene in questa fase
realizzato (messo in funzione), i sistemi di
misura ed i controlli vengono stabiliti. E'
indispensabile avere in funzione un efficiente
sistema di report, in modo da poter attuare
in tempi brevi tutte le modifiche necessarie.
5. Miglioramento continuo
Non bisogna mai perdere di vista il fatto che
qualsiasi processo è migliorabile. E'
questo ora il compito degli effettivi operatori
del processo.
Business Process Reengineering
Cosa significa BPR : Business Process Reengineering
?
"Analizzare il sistema di attività
partendo dal risultato fornito al cliente. I
processi vanno identificati, mappati e collegati
ai bisogni dei clienti; non alle funzioni o
ai dipartimenti."
Il Processo è l'insieme di attività
correlate o interagenti che trasformano elementi
in ingresso in elementi in uscita. I processi
di un'organizzazione sono, di regola, pianificati
ed eseguiti in condizioni controllate al fine
di aggiungere valore.
"Un risultato desiderato si ottiene
con maggiore efficienza quando
le relative attività e risorse sono gestite
come un processo!
Questo non è un postulato teorico, ma
un principio ormai acquisito, come "vissuto",
in contesti profit e no-profit.
La gestione per processi non è un novità.
Si ritrova anche nel Total Quality Management
(TQM), nel Just in Time (JIT). Ma il
BPR mette in luce come le precedenti tecniche
fossero troppo orientate all'interno dell'azienda
e quindi inadatte all'attuale livello di complessità
del mercato e delle relazioni con i clienti.
Di fondo, il miglioramento incrementale non
è più ritenuto sufficiente. Lo
scenario competitivo è troppo dinamico
per tollerare ritardi nel miglioramento.
Si è constatata, in altre parole, la
fine dell'organizzazione strutturata in maniera
funzionale-gerarchica, a causa di una
serie di punti di debolezza:
1) scarsa responsabilità delle funzioni
operative che, invece, determinano la produttività
dell'organizzazione
2) potere decisionale limitato al vertice
3) focus su ottimizzazione delle attività
della funzione e non sul processo primario
4) tempi morti dovuti ad inutili comunicazione
tra le funzioni
Le seguenti sono le fasi fondamentali
del Business Process Reengineering:
1) Effettuare la "Mappatura"
dei processi, identificando i processi operativi
primari e quelli di supporto
2) Ridisegnare il flusso di processo,
eliminando attività ridondanti e duplicazioni
3) Enfatizzare "l'appiattimento
organizzativo" (in senso positivo)
sui processi primari a scapito della "verticalizzazione"
su attività ridondanti e non produttive
4) Ridurre i livelli gerarchici
5) Introdurre gruppi interfunzionali
focalizzati e responsabilizzati
6) Inglobare, tramite operazioni di "job
enrichment", le attività
di supervisione.
Il metodo consiste nel focus sull'approccio
sistemico alla gestione: identificare, capire
e gestire (come fossero un sistema) processi
tra loro correlati, contribuisce all'efficacia
e all'efficienza dell'organizzazione nel conseguire
i propri obiettivi. Più in particolare,
applicare tale metodologia vuol dire:
1) Cancellare invece di automatizzare:vengono
eliminate le duplicazioni e le attività
poco rilevanti
2) Accorpare più attività in un'unica
posizione organizzativa (job enrichment):
l'accorpamento delle mansioni consentito dalla
tecnologie e dalla crescita del personale, consente
di attribuire mansioni più complete.
3) Ridisegnare il processo oltre i confini
dell'impresa, coinvolgendo Clienti
e Fornitori in un'ottica di partnership
4) Misurare i risultati "in process"
e ricominciare. Il cambiamento deve diventare
una condizione naturale dell'organizzazione.
Si deve adottare una concezione dinamica che
consenta un adattamento continuo dei processi
al mercato.
La reingegnerizzazione del Processo (BPR), porta
ai seguenti vantaggi:
a) Semplificazione del lavoro
b) Riduzione della burocrazia
d) Ridefinizione ed ampliamento di ruoli e mansioni
e) Eliminazione dei colli di bottiglia
f) Miglioramento del layout
g) Analisi del valore Aggiunto
Per Reengineering dei processi (Business
Process Reengineering: BPR) si intende,
quindi, un radicale intervento di ristrutturazione
organizzativa, volto a ridefinire i
processi aziendali, facendo leva sull'analisi
del valore delle attività che
li costituiscono. In questo modo è possibile
misurare il reale valore che le attività
(e quindi i processi) aggiungono all'organizzazione
in termini di produttività.
