Organizzare non significa burocratizzare: una buona organizzazione non pesa sulla struttura con aggravio di compiti, anzi, definisce funzioni, responsabilità e mansioni, ridistribuisce meglio il lavoro, sovente con risparmio di tempo.

Il fine d'ogni impresa è l'utile, che è la differenza tra ricavi e costi.

I fattori che influenzano l'utile sono tre:

- Il prezzo dei prodotti, che è determinato dal mercato

- Il costo di produzione, che si genera nell'impresa

- Le spese di funzionamento, che dipendono dalla gestione

Organizzare, pianificare e controllare la gestione significa:

- Sapere individuare il miglior prezzo accettato dal mercato

- Attribuire il giusto costo ad ogni singolo prodotto

- Ottimizzare i costi di produzione, migliorando l'efficienza ed
evitando gli sprechi

- Controllare le spese fisse e variabili di struttura

- Migliorare il funzionamento della gestione

A tutto vantaggio della competitività e, in conseguenza, degli utili.

Una gestione organizzata e pianificata deve potere rispondere ai seguenti
interrogativi:

- Chi deve fare

- Cosa deve fare

- Come deve fare

- Quando deve fare

In un'impresa a carattere famigliare l'organigramma non è formalizzato, ma è intuito dai dipendenti, che hanno come unico riferimento l'imprenditore stesso, sul quale, generalmente, è accentrata l'intera responsabilità di gestione.

È necessario chiarire che s'intende per:

- "Funzione" una serie di responsabilità o compiti specifici
assegnati o riconosciuti nell'ambito di una struttura o di un'organizzazione

- "Mansione" ciascuno dei compiti esplicati nell'ambito della
funzione.

Le quattro principali funzioni sono: l'amministrativa, la commerciale, l'industriale e la tecnica, nell'ambito delle quali gli addetti svolgeranno specifiche mansioni.

Nelle piccole imprese è opportuno che, anche alla presenza di un solo impiegato, solitamente assegnato all'area amministrativa ed alla segreteria commerciale, siano chiaramente definite le sue funzioni e responsabilità, senza scendere nel dettaglio descrittivo di ciascuna delle mansioni che gli
competano.

In questo caso é necessario delineare le funzioni, mentre è superfluo definire il mansionario; un esempio chiarirà il concetto.

La funzione commerciale è incaricata di ricevere le proposte d'ordine dei Clienti, tradurle in conferme d'ordine, seguire la loro evasione, fornire a Clienti l'assistenza post-vendita.

Le mansioni relative sono: ricevimento della proposta d'ordine, controllo dell'anagrafica Cliente, delle condizioni di pagamento, della solvibilità del Cliente, verifica dell'accettabilità del contratto, della possibilità d'evasione, verifica dei prezzi, controllo dell'anagrafica del prodotto, emissione della conferma d'ordine e così via.

Si può così comprendere che, mentre la definizione delle funzioni è sempre necessaria, la stesura del mansionario, sovente, é eccessiva, perché, particolarmente nelle piccole e medie strutture, è opportuno che ciascun dipendente capisca le sue responsabilità ed incombenze e personalmente
individui le proprie mansioni.

In questo modo si favorirà l'iniziativa personale, rendendo la struttura agile, pronta a suggerire miglioramenti ed accettare i cambiamenti.