E’ tempo di presentarsi!

Coinvolgere gli altri proponendo le proprie idee

Antefatto. Dal mio pc, ad un’aula di formazione
Sono seduto di fronte alla pc, nella mia postazione di lavoro abituale, tranquillo e concentrato sulle attività che devo svolgere nella giornata. Siamo nell’autunno del 2002, oggi è previsto un corso di formazione in una società molto importante, ci teniamo tutti molto perché potrebbe aprire delle occasioni interessanti: è un cliente prestigioso, uno di quelli che è importante mettere nel portfolio clienti.
Lavoro da circa un anno in quella società di società, occupandomi della comunicazione interna ed esterna e quindi anche della pubblicità dei corsi, soprattutto sui siti web.
Il corso è un business game, svolto in modalità mista, blended, con la giornata iniziale e quella conclusiva realizzate dal vivo e con una serie di giornate a distanza, in modalità E-learning, con chat, forum, videoconferenze e simulazioni di gestione aziendale.
E’ tutto pronto per andare, sono le 8:00, l’Amministratore delegato della mia società passa nel corridoio, mi guarda e dice: “oggi vieni anche tu, così ci dai una mano per organizzare le cose”.
Un po’ emozionato, ma contento, mi preparo per questa novità; lo confesso, sono orgoglioso di questa sorta di “promozione”. Non immaginavo, però, che sarei andato ben oltre dall’accompagnare semplicemente i miei colleghi.
Arriviamo dal cliente, accolti dal Responsabile delle Risorse Umane e dal suo staff ed entriamo nella sala conferenze, nuova di zecca, saremmo stati noi ad inaugurarla. Il “capo” allora mi prende da una parte e mi dice “te la senti di presentare la parte del corso relativa agli strumenti di comunicazione con i partecipanti? Del resto ne parli sui nostri siti e li conosci bene, quindi sarà semplice per te”.
Dopo un istante, che mi sembrò interminabile, di insicurezza, decido che quella è una di quelle occasioni imperdibili, che vanno sfruttate e non lasciate scappare, perché possono cambiarti in modo decisivo. Chi mi fece quella domanda è proprio l’attuale direttore di questa rivista, l’Ingegnere Giuseppe Monti, un grande maestro per me, che mi ha insegnato tanto sulla formazione e sulla comunicazione e la società è la Gemini Europa, costruita insieme a Barbara Herreros, che mi scelse per lavorare con loro.

E’ il mio momento, sono emozionatissimo, nell’aula quasi tutti hanno il doppio dei miei anni, ma mi sento sicuro con i miei colleghi al fianco e poi conosco bene l’argomento. La presentazione procede bene, in modo piuttosto efficace, i presenti dimostrano di comprendere bene quanto gli dico. Ma quanto avrei voluto conoscere una di quelle tecniche di comunicazione che servono per il public speaking, per organizzare gli argomenti…..

Presentarci in modo efficace e rapidamente è utile in tante occasioni
Vi è mai capitato di trovarvi a presentare un’idea, un progetto a cui tenete, in un contesto importante senza aver avuto modo o tempo di prepararvi adeguatamente?
Vi è capitato di intervenire in una riunione di lavoro o di altro genere per sostenere un’idea o una posizione importante per voi, ma senza averci potuto riflettere adeguatamente?
Vi è capitato di dovere argomentare una soluzione che avete appena concepito e non avete potuto ancora organizzare nei dettagli?
Siete mai stati “catapultati” su un palco di una conferenza? Avete mai dovuto “vendere” un’idea incrociando per caso qualcuno al bar o sull’ascensore?

Oggi vi propongo una tecnica che serve proprio per realizzare presentazioni efficaci di fronte ad un pubblico, per coinvolgerlo pienamente e a vari livelli: il 4mat.

IL 4MAT è un sistema per presentare ed ordinare idee, progetti, discorsi, presentazioni, articoli ed informazioni in generale, che si svolge in 5 fasi che rispondono ad altrettante domande:
cosa?: Sintetica descrizione;
perché?: motivazioni ed obiettivi;
cosa?: Descrizione più ampia sull’argomento;
come?: modità di svolgimento e funzionamento;
e se?: implicazioni e benefici futuri.
La sintetica descrizione è proprio quella che ho realizzato nelle poche righe immediatamente precedenti

Perché?
Gli obiettivi di questa tecnica sono:
Presentare un progetto, un’idea, un prodotto in modo chiaro e coinvolgente;

• Chiarire un argomento;
• Organizzare un discorso;
• Comunicare efficacemente delle informazioni;
• Scrivere un articolo;
• Spigare un concetto;
• Insegnare qualcosa.

Cosa?
Il 4MAT è stato sviluppato da una maestra di scuola elementare, Bernice McCarthy, che nelle sue ricerche sui sistemi efficaci di apprendimento per i bambini, aveva scoperto come questi apprendessero soprattutto ponendo domande e come chiedessero prevalentemente il perché delle cose, le ragioni, di quanto spiegava in classe, mentre i programmi prevedevano soprattutto descrizioni nozionistiche degli argomenti, non incontrando la curiosità e l’interesse della maggior parte dei suoi alunni.
Bernice notò che i bambini, come gli adulti apprendono in modi differenti tra loro, e che i programmi scolastici e formativi, in generale, sono orientati prevalentemente alla descrizione degli argomenti e non alle altre modalità. Alcuni chiedono le ragioni, i motivi per cui accadono certi eventi, altri vogliono informazioni e descrizioni, altri ancora preferiscono sperimentare direttamente le novità e quanto gli veniva spiegato, infine vi sono alcuni che pensano da subito alle implicazioni future, ai risvolti delle cose che gli venivano presentate, in sostanza, a come riutilizzarle per le proprie finalità.
Sulla base di queste considerazioni, Bernice McCarthy, ideò un sistema di insegnamento, basato sulla soddisfazione delle diverse modalità con le quali il nostro interlocutore accede alle informazioni che gli inviamo.
Questo approccio trae le sue basi teoriche dalle categorie psicologiche di Jung, dall’analisi degli stili di apprendimento di Kolb ed è stato utlizzato da Tad James e David Shepard, formatori e coach nell’ambito della Programmazione Neuro- linguistica, che ne hanno fatto una tecnica per la presentazione dei progetti nel public speaking: il 4Mat, appunto. Tale tecnica è stata esposta nel volume intitolato “Comunicare in pubblico magicamente”, edito da NLP Italy ormai qualche anno fa e che consiglio ai lettori perché l’ho trovato molto pratico ed utile.
Il 4MAT è uno schema mentale che permette di comunicare un argomento in modo comprensibile, in quanto soddisfa diverse prospettive dell’interlocutore.
Il presupposto di questa tecnica è che ognuno di noi privilegia un aspetto in particolare (quello che incide maggiormente nella propria valutazione) quando ascolta o legge una proposta o analizza un argomento: le ragioni e i motivi, la quantità di informazioni disponibili, la possibilità di sperimentare,  l’utilità e l’applicabilità. Queste diverse prospettive sono state categorizzate da Bernice McCarthy in 4 domande che, insieme ad una sintesi iniziale, rispondono alle esigenze di apprendimento di 4 tipologie di persone, quelle che vogliono conoscere i motivi e le ragioni delle cose prima di metterle in pratica (Perché?); quelle che vogliono conoscere i fatti e il maggior numero di dati possibile (Cosa?); quelle che amano mettere in pratica, più che ragionare sugli aspetti teorici (Come?); quelle che sono orientati a trovare collegamenti ed utilizzi futuri (e se?).

Riporto uno schema interessante che appare nel volume di James e Shephard:

Il sistema 4MAT è strutturato per rispondere ai tempi e alle esigenze dei nostri interlocutori, secondo le categorie elaborate da McCarthy, oppure per aiutarci quando non conosciamo a fondo il nostro cliente.
La successione di domande che prevede il 4MAT è organizzata per fornire da subito un’idea generale e le motivazioni sull’argomento che presentiamo, prima di esporre tutte le informazioni possibili e di lasciare i nostri interlocutori liberi di sperimentare e riflettere.
Può capitare di trovarsi ad esporre un argomento o una proposta senza aver avuto il tempo o la possibilità di prepararsi adeguatamente, oppure perché disponevamo di informazioni rivelatesi inesatte o parziali: il sistema 4MAT aiuta ad ordinare le idee rapidamente con una formula efficace e comprensibile.

Come?
I passi da seguire: La presentazione con il sistema 4Mat si basa su:
- un breve sommario:
per dare anche ai più logici un’idea immediata dell’argomento trattato, in questo modo vengono coinvolte le persone che preferiscono avere un’idea generale di quanto stanno per fare prima ancora di iniziare.
- Perché:
per le persone che sono facilitate nell’apprendimento e nella comprensione dalla conoscenza delle ragioni, dei motivi e delle spiegazioni sull’argomento, prima di mettersi in azione.
- Cosa:
per chi vuole conoscere i fatti ed avere sufficienti informazioni per valutare. Per aiutare l’apprendimento di questa categoria di persone è opportuno fornire una descrizione più completa possibile della questione.
- Come:
per chi vuole sperimentare e mettere in pratica prima di formarsi una piena opinione.
- E se?:
Per chi vede in particolare le implicazioni future e prende in considerazioni i possibili mutamenti che potrebbe portare un cambiamento nell’ambiente o l’apertura di nuove possibilità.

E se?
L’utilizzo di questa tecnica è immediato e potrebbe servire, ad esempio, per realizzare una sintetica presentazione della tua attività lavorativa o della tua professionalità e renderla comprensibile agli interlocutori, attraendo il loro interesse, secondo questo schema.
- Breve sintesi della tua attività
- Perché: i vantaggi di scegliere te rispetto ad un competitor
- Cosa: la descrizione dell’attività attraverso informazioni e dati
- Come. il modo e il procedimento che utilizzi nello svolgimento della tua attività
- E se?: Cosa succederà di buono al tuo cliente quando sarai tu ad occuparti della soddisfazione del suo bisogno

Il 4Mat viene utilizzato anche per organizzare il processo di insegnamento secondo uno schema che presuppone una sintetica descrizione iniziale dell’argomento, prima di delineare gli obiettivi e di riportare tutte le informazioni disponibili. Successivamente, si lascerà sperimentare, nei modi possibili, la novità appresa, in modo da scatenare la riflessioni su eventuali modi alternativi per utilizzare le nuove informazioni o abilità, slegandole dal contesto in cui sono state presentate.

Grazie a tutti per l’attenzione e quando sperimenterete questa tecnica, vi invito ad inviare un’e-mail alla redazione per poter discutere insieme sui suoi risultati e criticità e continuare in un processo di miglioramento e sviluppo.

Simone Piperno: si occupa di formazione e di coaching perché la condivisione delle conoscenze e la crescita personale costituiscono il suo interesse più profondo e la sua passione nel lavoro. Pubblicato il primo libro, con F. Angeli, intitolato "Coaching Creativo. Tecniche per la crescita, l'innovazione, il cambiamento personale ed aziendale", con Maria Rita Parsi e Massimo Del Monte. Il Coaching Creativo ha come obiettivo lo sviluppo e il miglioramento delle capacità creative nelle persone e nei gruppi, attraverso una metodologia e delle tecniche originali e con l'integrazione delle tecniche classiche per lo sviluppo del pensiero creativo, come potete vedere sul suo blog: http://simonepiperno.blogspot.com/ e sul sito: http://www. coachingcreativo.com